De organisatie of beroepsbeoefenaar die zich kwalitatief of commercieel in de markt wil onderscheiden van concurrenten kan besluiten tot het aansluiten bij een keurmerk of het inschrijven in een kwaliteitsregister. Leden maar ook niet-leden kunnen een aanvraag tot aansluiting of inschrijving indienen. De administratie is ondergebracht bij de belangenorganisatie of een hiervoor opgerichte stichting.

Aangezien de te hanteren criteria en termijnen per kwaliteitsregister en/of beroep verschillen is gekozen voor maximale flexibiliteit bij de inrichting van registers en registerinschrijvingen. Diverse typen registers kunnen worden gedefinieerd, zoals registers, aantekenregisters, keurmerken en accreditaties.

Ook kunnen relaties tussen registers onderling en registers en lidmaatschappen worden aangebracht om bijvoorbeeld vast te leggen dat de inschrijving in bepaalde registers een voorwaarde of een belemmering is voor inschrijving in een ander register.

Gegevens van een persoon of organisatie van belang voor (de beoordeling van) de aanvraag tot inschrijving kunnen collectief of per register worden gedefinieerd. Gedacht kan worden aan: vooropleiding, datum diploma en gewaarmerkt kopie van het diploma.

Personen en organisaties worden in de regel voor een bepaalde periode ingeschreven waarbij de mogelijkheid tot verlenging van de inschrijving periodiek wordt beoordeeld. (herregistratie)
De te hanteren termijn en te stellen eisen kunnen per register worden vastgelegd De periodieke controle kan collectief op een bepaalde datum (eerste termijn inschrijving variabel) of individueel (x jaar na inschrijving worden uitgevoerd.

Administratief gezien worden drie werkprocessen onderscheiden:

Om de administratieve werklast te beperken is bij het behandelen van aanvragen gekozen voor maximale zelfservice voor de aanvrager.

De processen zijn in hoge mate geautomatiseerd waarbij handmatig ingrijpen altijd mogelijk is.