Skip Navigation Linksbedrijfsvoering

​​​​Enterprise Resource Planning​​​
​
Product  > erp

Bedrijfsvoering

Projectadministratie

Binnen de module Bedrijfsvoering kan men een volledige projectadministratie voeren. Een project is opgebouwd uit fasen en activiteiten en kan meerdere jaren duren. Per activiteit wordt de geplande begin- en einddatum vastgelegd en de werkelijke begin- en einddatum automatisch bepaald. De geplande en werkelijke begin- en einddata op project- en faseniveau worden automatisch bepaald. Andere belangrijke gegevens die kunnen worden vastgelegd zijn:

  • Opdrachtgever(s)
    Meerdere opdrachtgevers in verschillende rollen (co-financier, subsidiegever) zijn mogelijk.
  • Facturering
    Is sprake van facturering, op basis van voor- of nacalculatie en gebeurt het in termijnen?
  • Medewerkers, rollen en tarieven
    Het koppelen van medewerkers die een ondersteunende of een uitvoerende rol vervullen bij het project en bij uitvoerders eventueel meerdere rollen en/of tarieven.
  • Kosten en/of opbrengstrubrieken
    Via kostenrubrieken kan de bestede tijd x tarief worden gespecificeerd en kunnen andere interne en externe kosten worden ingedeeld. Opbrengstrubrieken worden natuurlijk gevoed vanuit de facturering maar ook de tijdsbesteding indien sprake is van nacalculatie.

Andere interne projectkosten zoals doorberekening van vergaderfaciliteiten, catering en projectonder-steuning kunnen op projectniveau worden vastgelegd. Een rubricering kan hierbij worden aangebracht.

De verwachte opbrengsten kunnen per rubriek en/of opdrachtgever worden vastgelegd. Indien het project op basis van nacalculatie wordt uitgevoerd, worden de verwachte opbrengsten gelijk aan de kosten van de verwachte tijdsbesteding.

De medewerker kan gekoppelde projectactiviteiten zijn aan het digitaal formulier toevoegen of verwijderen en de bestede tijd vastleggen. De voortgang van projecten kan op meerdere manieren inzichtelijk worden gemaakt:

  • De werkelijke tijdsbesteding wordt op activiteit-, fase- en projectniveau met de verwachtingen vergeleken. 
  • Activiteiten kunnen gereed worden gemeld en indien dit laatste activiteit van een fase en/of project betreft, geldt dit automatisch ook voor de betreffende fase of project.
  • Inzichtelijk kan worden gemaakt welke fasen en activiteiten wel of niet zijn afgerond.
  • De begrote kosten en/of opbrengsten kunnen worden vergeleken met de werkelijke kosten en/of opbrengsten. Desgewenst kan het percentage gereed als extra parameter in deze vergelijking fungeren.

De projectvoortgang kan via diverse reportingtools inzichtelijk worden gemaakt.

Voor ieder project wordt een intern en een extern projectdossier ingericht . Alle projectdocumenten kunnen via standaardfuncties van SharePoint en/of de ‘add-in’ van Windex aan het projectdossier worden toegevoegd. Het intern projectdossier is toegankelijk voor alle uitvoerende en ondersteunende projectmedewerkers. Het extern projectdossier is toegankelijk voor alle groepen van medewerkers en derden die aan het project zijn gekoppeld.

Alle projectgegevens kunnen op basis van views die dynamisch gekoppeld zijn ook in de vorm als draaitabellen in MS-Excel ter beschikking worden gesteld. Managementinformatie heeft op de eerste plaats betrekking op informatie over alle (lopende) projecten en de vergelijking van de resultaten op jaarbasis, maar kan natuurlijk ook worden gebruikt voor op de behoeften van de projectleider of projectteam afgestemde projectinformatie.  

Vastleggen tijdsbesteding

Per medewerker worden een aantal parameters vastgelegd o.a. of men deelneemt. Welke bedrijfsactiviteiten op het digitaal tijdschrijfformulier zichtbaar zijn, kan door de medewerker worden ingesteld.

Op het digitaal tijdschrijfformulier kan de medewerker op weekbasis de bestede tijd per dag vastleggen.

De bestede tijd in een bepaalde week kan alleen worden vastgelegd indien de voorafgaande week definitief is gemaakt.

Definitief maken is alleen mogelijk indien voldoende uren in de betreffende week zijn vastgelegd. De medewerker en de leidinggevende worden automatisch periodiek geïnformeerd bij achterstand in de vastlegging. Leidinggevende heeft de mogelijkheid de uren van medewerkers te fiatteren.

Verlofadministratie

Aangezien de gegevens van medewerkers voor de registratie van contacten en/of de deelname aan groepen al aanwezig zijn, kan met de vastlegging van een klein aantal extra gegevens waaronder de verlofrechten in een bepaald jaar worden volstaan.

Verlofaanvragen worden door de medewerker vastgelegd, de direct leidinggevende ontvangt een e-mailbericht met een link naar de verlofaanvraag. Na een positieve beoordeling wordt:

  • het saldo verlofuren bijgewerkt;
  • het verlof in de agenda van de medewerker vermeld;
  • het verlof automatisch in de tijdsbesteding opgenomen (indien de functie ‘vastleggen tijdsbesteding’ is geïmplementeerd).

Voor het wijzigen van een verlofaanvragen is een speciale procedure beschikbaar. De historie is voor de medewerker en de leidinggevende te raadplegen.

Bij collectief verlof wordt het verlof in de bedrijfskalender opgenomen en automatisch in de tijdsbesteding van alle medewerkers opgenomen (indien de functie ‘vastleggen tijdsbesteding’ is geïmplementeerd).

Facturen projecten

Geeft de mogelijkheid Projecten te factureren.

Drie alternatieven zijn mogelijk:

  • Niet factureren
  • Op basis van voorcalculatie
  • Op basis van nacalculatie

Bij de facturering wordt gebruik gemaakt van een parameters zoals methode van rekening brengen, aantal termijnen, frequentie en de gedefinieerde opbrengstrubrieken.

Meerdere organisaties kunnen in verschillende hoedanigheden zoals opdrachtgever, subsidiegever of co-financier per project een rekening ontvangen.

Koppeling financieel projecten

In WindexCC kan, aangezien het verwerken van betalingen en het vervaardigen van betalingsherinneringen mogelijk is, de incasso van facturen voor de uitvoering van projecten worden uitgevoerd. Het ligt echter meer voor de hand gebruik te maken van de debiteurenadministratie van derden. Bij voorkeur vindt de koppeling automatisch, dynamisch en op basis van tweerichtingsverkeer plaats. Facturen en betalingen worden continu en zonder tussenkomst van de gebruiker respectievelijk aan de financiële administratie en WindexCC aangeboden en ook direct verwerkt.

Er zijn koppelingen beschikbaar voor software van diverse leveranciers.

Koppeling financieel uren

Bij voorkeur vindt de koppeling met de financiële administratie van derden automatisch en dynamisch plaats. Indien een periode definitief is gemaakt, worden de uren van de betreffende medewerkers continu en zonder tussenkomst van de gebruiker aan de financiële administratie aangeboden en ook direct verwerkt.