Binnen de module Bedrijfsvoering kan men een volledige projectadministratie voeren. Een project is opgebouwd uit fasen en activiteiten en kan meerdere jaren duren. Per activiteit wordt de geplande begin- en einddatum vastgelegd en de werkelijke begin- en einddatum automatisch bepaald. De geplande en werkelijke begin- en einddata op project- en faseniveau worden automatisch bepaald. Andere belangrijke gegevens die kunnen worden vastgelegd zijn:
- Opdrachtgever(s)
Meerdere opdrachtgevers in verschillende rollen (co-financier, subsidiegever) zijn mogelijk. - Facturering
Is sprake van facturering, op basis van voor- of nacalculatie en gebeurt het in termijnen? - Medewerkers, rollen en tarieven
Het koppelen van medewerkers die een ondersteunende of een uitvoerende rol vervullen bij het project en bij uitvoerders eventueel meerdere rollen en/of tarieven. - Kosten en/of opbrengstrubrieken
Via kostenrubrieken kan de bestede tijd x tarief worden gespecificeerd en kunnen andere interne en externe kosten worden ingedeeld. Opbrengstrubrieken worden natuurlijk gevoed vanuit de facturering maar ook de tijdsbesteding indien sprake is van nacalculatie.
Andere interne projectkosten zoals doorberekening van vergaderfaciliteiten, catering en projectonder-steuning kunnen op projectniveau worden vastgelegd. Een rubricering kan hierbij worden aangebracht.
De verwachte opbrengsten kunnen per rubriek en/of opdrachtgever worden vastgelegd. Indien het project op basis van nacalculatie wordt uitgevoerd, worden de verwachte opbrengsten gelijk aan de kosten van de verwachte tijdsbesteding.
De medewerker kan gekoppelde projectactiviteiten zijn aan het digitaal formulier toevoegen of verwijderen en de bestede tijd vastleggen. De voortgang van projecten kan op meerdere manieren inzichtelijk worden gemaakt:
- De werkelijke tijdsbesteding wordt op activiteit-, fase- en projectniveau met de verwachtingen vergeleken.
- Activiteiten kunnen gereed worden gemeld en indien dit laatste activiteit van een fase en/of project betreft, geldt dit automatisch ook voor de betreffende fase of project.
- Inzichtelijk kan worden gemaakt welke fasen en activiteiten wel of niet zijn afgerond.
- De begrote kosten en/of opbrengsten kunnen worden vergeleken met de werkelijke kosten en/of opbrengsten. Desgewenst kan het percentage gereed als extra parameter in deze vergelijking fungeren.
De projectvoortgang kan via diverse reportingtools inzichtelijk worden gemaakt.
Voor ieder project wordt een intern en een extern projectdossier ingericht . Alle projectdocumenten kunnen via standaardfuncties van SharePoint en/of de ‘add-in’ van Windex aan het projectdossier worden toegevoegd. Het intern projectdossier is toegankelijk voor alle uitvoerende en ondersteunende projectmedewerkers. Het extern projectdossier is toegankelijk voor alle groepen van medewerkers en derden die aan het project zijn gekoppeld.
Alle projectgegevens kunnen op basis van views die dynamisch gekoppeld zijn ook in de vorm als draaitabellen in MS-Excel ter beschikking worden gesteld. Managementinformatie heeft op de eerste plaats betrekking op informatie over alle (lopende) projecten en de vergelijking van de resultaten op jaarbasis, maar kan natuurlijk ook worden gebruikt voor op de behoeften van de projectleider of projectteam afgestemde projectinformatie.
