Skip Navigation Linksdocument

Windex Bedrijfssoftware  >  Product  >  DMS  >  Document
Document Management System​

Document

Basisfuncties

De mogelijkheden van SharePoint op het terrein van ‘Documentmanagement’ hebben als vertrekpunt gefungeerd voor het ontwikkelen van het functiedomein Document. In SharePoint is het verlenen van toegangsrechten op zowel dossier- als documentniveau mogelijk. Ook zijn uitgebreide faciliteiten voor versiebeheer aanwezig.
Windex heeft op een aantal terreinen functionaliteit die voor belangenorganisaties noodzakelijk worden geacht, aan SharePoint toegevoegd. Een onderscheid kan worden gemaakt in:

  • dossiervorming;
  • opname van documenten in dossiers;
  • raadplegen van documenten.

Voor iedere administratie die in WindexCC wordt ingericht wordt automatisch een (dynamisch) archief ingericht. Binnen een archief is tenminste sprake van onderwerp- en relatiedossiers.
Relatiedossiers zijn zoals de naam al zegt gekoppeld aan (groepen) personen of organisaties. Voor iedere relatie in WindexCC kan automatisch een relatiedossier aan worden gemaakt. Het is mogelijk, maar het wordt afgeraden, meerdere dossiers voor een relatie te definiëren.

Onderwerpsdossiers worden gebruikt om documenten met betrekking tot een bepaald beleidsonderwerp of aspecten van bedrijfsvoering te kunnen ordenen.

Het is de bedoeling een deel van de dossiers ook voor externe doelgroepen zoals leden open te stellen. Voor onderwerpsdossiers wordt geadviseerd voor zowel intern als extern gebruik één dossier te hanteren.

Als aanvulling op de standaardmogelijkheden van SharePoint om vanuit een dossier of de mappenstructuur een document op te slaan heeft Windex heeft twee extra opties toegevoegd die zijn opgenomen in de add-in die in het kader van WindexCC door Windex voor MS-Office is ontwikkeld.
Bij het vervaardigen van brieven of het versturen van e-mailberichten aan een of meerdere personen en organisaties kan het document automatisch worden vastgelegd in de betreffende relatiedossiers. Bij verzending aan meerdere personen en organisaties kan een keuze worden gemaakt uit de volgende opties:

  • het document wordt in alle relatiedossiers opgenomen;
  • het document wordt in een onderwerpsdossier opgenomen en er wordt bij alle relaties een contact aangemaakt dat verwijst naar dit document;
  • er wordt alleen vastgelegd dat verzending naar betreffende relaties heeft plaatsgevonden, het document zelf wordt niet ogenomen.

De gebruiker kan vanuit ‘Postvak IN’ in MS-Outlook ontvangen e-mailberichten, inclusief bijlagen, in een of meerdere relatiedossiers opnemen. Doelbewust is niet gekozen voor automatische verwerking van alle ontvangen e-mailberichten.
Indien de voorkeur uitgaat naar het separaat opnemen van de documenten uit de bijlage kan bijvoorbeeld via het openen van het document in MS-Office opname in een relatie en/of onderwerpsdossiers plaatsvinden.

Voor het raadplegen van documenten worden onderwerpsdossiers anders ingericht dan de andere dossiertypen. Dossiers en bijbehorende documenten worden selectief op webportalen voor zowel interne als externe doelgroepen getoond.
Bij de inrichting van het webportaal wordt de selectie van dossiers vastgelegd. Een document is altijd van een bepaald type en voor ieder type kunnen een of meerdere documentparameters worden gedefinieerd. De belangrijke zoekcriteria zijn: het dossier, het nummer of andere parameters van het document en de inhoud van het document.
Ook kan bij het raadplegen rekening worden gehouden met versiebeheer: alle, alleen de laatste of alleen de laatste ‘majeure’-versie wordt in het zoekresultaat getoond.
Bij het raadplegen van documenten uit andere documenttypen vindt in de regel eerst een selectie van de betreffende relatie, groep of project, waarop het dossier betrekking heeft, plaats. Van het geselecteerd item worden direct de bijbehorende documenten getoond.

Webportaal bestuur

Het is gebruikelijk de stukken voor een vergadering in een aantal tranches naar de leden van een bestuur en/of commissie te sturen. Het inrichten van webportalen voor besturen en commissies met per vergadering een dossier biedt grote voordelen:

  • Het plaatsen van documenten op een webportaal kost veel minder tijd en aandacht als het drie of meer keer verzenden van documenten.
  • De informatievoorziening aan bestuurs- en commissieleden wordt verbeterd. Alle stukken ook van vorige vergaderingen zijn overzichtelijk beschikbaar.
  • De efficiency en effectiviteit van vergaderen kan sterk worden verbeterd. Desgewenst kunnen bestuursleden documenten van commentaar voorzien, documenten toevoegen en/of op voorhand akkoord gaan met bepaalde agendapunten.

Ook kan een bestuurslid zonder bekend te zijn met de e-mailadressen een e-mailbericht aan alle collega-bestuursleden sturen. Bestuursleden kunnen kiezen op welke wijze en met welke frequentie ze worden geïnformeerd over nieuwe documenten die in dossiers zijn geplaatst.

Voor het kunnen inrichten van webportalen voor besturen van sjablonen is de optie webportalen vesturen nodig. Zolang een persoon deel uitmaakt van het betreffende bestuur of commissie wordt automatisch toegang verleend tot de vergaderdossiers.

MS- Office add-In sjabloon

Een belangenorganisatie, zal zeker indien sprake is van meerdere rechtspersonen gebruik maken van een uitgebreide set sjablonen voor MS-Word en MS-Outlook. Windex Software heeft software ontwikkeld die het beheer en het gebruik van sjablonen een stuk gemakkelijker maakt.
Bij het beheer worden identieke sjablonen die alleen qua logo verschillen in enkelvoud opgeslagen en bij het gebruik wordt aan de hand van het selecteren en het vastleggen van parameters het gewenste sjabloon voorzien van de juiste vulling gebruikt.