Skip Navigation Linksrelatie

  • Recent
Windex Bedrijfssoftware  >  Product  >  CRM  >  Relatie
​​​​Customer Relationship Management​​​​​​​​

Relatie

Basisfuncties

​Communicatie met doelgroepen vanuit diverse doelstellingen kan bij belangenorganisaties worden aangemerkt als het primaire proces. De module Relatie verzorgt het beheer en gebruik van algemene-, communicatie-, financiële- en andere gegevens van organisaties en personen en geldt als vertrekpunt bij het gebruik van WindexCC.

Personen kunnen werkzaam zijn bij meerdere organisaties en van een organisatie kunnen meerdere medewerkers bekend zijn. Ook relaties tussen personen of organisaties onderling en samenstelling van besturen en commissies van de belangenorganisatie kunnen worden vastgelegd.

Groepen

Bij verenigingen worden groepen personen samengesteld die tijdelijk of permanent met een bepaalde opdracht worden belast. Een actuele registratie van de samenstelling van deze groepen is belangrijk, ook toekomstige wijzigingen kunnen direct zonder enig risico voor het dagelijks gebruik worden vastgelegd. Verder kan men:

  • (Historische) deelname van personen en de organisaties die deze personen vertegenwoordigen inzichtelijk maken.
  • Functieverandering van deelnemers signaleren.
  • Samenstelling van de besturen en commissies op webportalen in diverse vormen presenteren.
  • De samenstelling van een groep kan ook worden gebruikt voor de autorisatie van specifieke webportalen die alleen toegankelijk zijn voor bepaalde groepen.

Verzendlijsten

Voor de communicatie met relaties wordt gebruik gemaakt van alle mogelijkheden die MS-Office te bieden heeft. Alle relatiegegevens kunnen via sjablonen MS-Word en MS-Outlook in brieven en e-mailberichten worden gebruikt. 

Bij regelmatige communicatie met bepaalde groepen relaties worden de selectiecriteria eenmalig als bijvoorbeeld verzendlijst ‘leden algemeen bestuur’ vastgelegd. Relaties die niet aan de criteria voldoen maar ook de informatie moeten ontvangen kunnen handmatig op een verzendlijst worden gezet.  

Kenmerken en Classificaties

Voor vastleggen van extra informatie die niet binnen de standaard velden valt binnen WindexCC heeft men de mogelijkheid kenmerken of classificaties te definieren. Deze zijn vrij aan te maken en kan zowel intern als extern.

Deze kenmerken kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor profielen en interesses van medewerkers van leden of andere belanghebbenden en maken het tonen en/of het toezenden van informatie efficiënter en effectiever uit te voeren.

Gedacht kan worden aan:

  • Voorkeuren voor periodieke (digitale) verzendingen, bijvoorbeeld ‘nieuwsbrieven’.
  • Onderwerpen waarin men geïnteresseerd is, waarbij in de lijst onderwerpen een structuur kan worden aangebracht zodat bijvoorbeeld bij belangstelling voor ‘Hongarije’ ook op de hoogte wordt gebracht bij informatie die ‘Oost-Europa’.

  • Op basis van onderwerpen die zijn vastgelegd uitnodigingen voor bijeenkomsten versturen.

Office Add-ins

Naadloze integratie met MS Excel, MS Word en MS Outlook voor document opslag, verzending en import data vanuit WindexCC.

Alle relatiegegevens kunnen voor het vervaardigen van brieven of e-mailberichten en gegevensuitwisseling naar MS-Word, MS-Excel en MS-Outlook worden geëxporteerd.

Ook inkomende mails kunnen direct worden opgeslagen in relatie-, onderwerp- of vergader-dossiers. Indien het e-mailadres bekend is in WindexCC wordt het persoons-, medewerker- of organisatie-relatiedossier direct aan de gebruiker aangeboden.

E-mails kunnen in zijn volledigheid worden opgeslagen, alleen de bijgevoegde bijlagen of alleen het bericht excl. Bijlagen.

Koppelen financieel stamgegevens

Voor integratie met het financiële systeem is er een standaard koppeling. Indien de incasso van debiteuren via de financiële administratie van derden wordt uitgevoerd worden de relatiegegevens ook gebruikt als stamgegevens debiteuren en eventueel  ook als stamgegevens crediteuren. 

Bij voorkeur vindt de koppeling automatisch en dynamisch plaats. Nieuwe en gewijzigde gegevens van debiteuren en/of crediteuren worden continu en zonder tussenkomst van de gebruiker in de financiële administratie verwerkt. 

Om ervoor te zorgen dat alleen relaties die debiteur zijn in de financiële administratie worden opgenomen, is ‘debiteur’ een van standaard kenmerken van een relatie. Bij het vervaardigen van een factuur voor een relatie, wordt deze status, indien dit nog niet het geval is, automatisch toegekend. 

Er zijn koppelingen beschikbaar voor de software van diverse leveranciers.  Genoemd kunnen o.a. worden: Exact, Microsoft Dynamics NAV en AX,  AccountView en Multivers van Unit4.

Verzenden e-mailberichten via server

Gezien Outlook standaard een verzendlimiet kent, is het mogelijk verzendingen van grote aantallen via de Exchangeserver te verzenden. Hierdoor is het mogelijk verzendingen (Nieuwsbrieven, Uitnodigingen, etc.) gepersonaliseerd te verzenden en worden de items op de server één voor één verzonden.

Verzendingen worden vervolgens op e achtergrond verzonden zodat de gebruiker geen last heeft van dergelijke verzendingen.

Multi-adminstratie

WindexCC kan in de standaarduitvoering ook worden gebruikt voor meerdere administraties c.q. rechtspersonen. (verenigingen)

Voor met name voor secretariaatsbureaus is de optie ‘Multi-administratie’ beschikbaar. Bij Multi-administratie worden het label ‘administratie’ niet alleen voor de financiële administratie gebruikt maar ook in WindexCC voor de verenigingsadministratie.

De multie-administratie modus kan op twee manieren worden gebruikt, te weten:

  • Multiple, iedere relatie wordt in een 'koepel administratie' aangemaakt en kan vervolgens dooe een of meerdere administraties worden gebruikt.
  • Single, iedere relatie wordt alleen ten behoeve van de geselecteerde administratie aangemaakt.

Integreren sociale media

Men kan bij organisaties en personen adressen van sociale media opslaan waardoor men op de relatiekaart de laatste activiteiten op de Sociale Media kan volgen.

Daarnaast kan men desgewenst via vastgelegde social media adressen inloggen op externe portalen. 

Ontdubbelfunctie

De ontdubbel functionaliteit geeft de gebruiker de mogelijkheid doublures op te sporen en de doublures om te vormen tot één relatie. Criteria kunnen voor de hoofd-entiteiten Organisatie en Personen worden opgegeven. 

Men kan een score toekennen aan een aantal vaste velden en aan kenmerken. Tevens geeft men per object een score aan welke aangeeft wanneer een item in de doublurelijst opgenomen moet worden. 

Door middel van een procedure worden de eventueel dubbele records bepaald op basis van aangegeven criteria. Deze records worden getoond in het webpart ‘Signaleer Dubbelen’. Hier heeft men de mogelijkheid de records te bekijken en eventueel te ontdubbelen. 

Koppeling Datumprikker

WCC heeft een directe koppeling met Datumprikker waardoor e-mailadressen niet meer overgetypt hoeven te worden. Men kan iedere selectie koppelen met Datumprikker en snel een vergadering plannen.

 DatumPrikker.JPG

Mutatielogging

WindexCC heeft de mogelijkheid iedere mutatie gedaan in WCC te loggen. Hiermee heeft men controle over wat en door wie records gewijzigd en/of verwijderd worden.

Op recordniveau heeft men een optie om de logging te bekijken. De logitems zijn per periode op te vragen.