Communicatie met doelgroepen vanuit diverse doelstellingen kan bij belangenorganisaties worden aangemerkt als het primaire proces. De module Relatie verzorgt het beheer en gebruik van algemene-, communicatie-, financiële- en andere gegevens van organisaties en personen en geldt als vertrekpunt bij het gebruik van WindexCC.
Personen kunnen werkzaam zijn bij meerdere organisaties en van een organisatie kunnen meerdere medewerkers bekend zijn. Ook relaties tussen personen of organisaties onderling en samenstelling van besturen en commissies van de belangenorganisatie kunnen worden vastgelegd.
Groepen
Bij verenigingen worden groepen personen samengesteld die tijdelijk of permanent met een bepaalde opdracht worden belast. Een actuele registratie van de samenstelling van deze groepen is belangrijk, ook toekomstige wijzigingen kunnen direct zonder enig risico voor het dagelijks gebruik worden vastgelegd. Verder kan men:
- (Historische) deelname van personen en de organisaties die deze personen vertegenwoordigen inzichtelijk maken.
- Functieverandering van deelnemers signaleren.
- Samenstelling van de besturen en commissies op webportalen in diverse vormen presenteren.
- De samenstelling van een groep kan ook worden gebruikt voor de autorisatie van specifieke webportalen die alleen toegankelijk zijn voor bepaalde groepen.
Verzendlijsten
Voor de communicatie met relaties wordt gebruik gemaakt van alle mogelijkheden die MS-Office te bieden heeft. Alle relatiegegevens kunnen via sjablonen MS-Word en MS-Outlook in brieven en e-mailberichten worden gebruikt.
Bij regelmatige communicatie met bepaalde groepen relaties worden de selectiecriteria eenmalig als bijvoorbeeld verzendlijst ‘leden algemeen bestuur’ vastgelegd. Relaties die niet aan de criteria voldoen maar ook de informatie moeten ontvangen kunnen handmatig op een verzendlijst worden gezet.
Kenmerken en Classificaties
Voor vastleggen van extra informatie die niet binnen de standaard velden valt binnen WindexCC heeft men de mogelijkheid kenmerken of classificaties te definieren. Deze zijn vrij aan te maken en kan zowel intern als extern.
Deze kenmerken kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor profielen en interesses van medewerkers van leden of andere belanghebbenden en maken het tonen en/of het toezenden van informatie efficiënter en effectiever uit te voeren.
Gedacht kan worden aan:
Voorkeuren voor periodieke (digitale) verzendingen, bijvoorbeeld ‘nieuwsbrieven’.
Onderwerpen waarin men geïnteresseerd is, waarbij in de lijst onderwerpen een structuur kan worden aangebracht zodat bijvoorbeeld bij belangstelling voor ‘Hongarije’ ook op de hoogte wordt gebracht bij informatie die ‘Oost-Europa’.
Op basis van onderwerpen die zijn vastgelegd uitnodigingen voor bijeenkomsten versturen.
