Skip Navigation Linkscontact

  • Recent
Windex Bedrijfssoftware  >  Product  >  CRM  >  Contact
​​​​Customer Relationship Management​​​​​​​​

Contactregistratie

Basisfuncties

Het vastleggen van telefonische en/of mondelinge contacten met leden, medewerkers van leden en andere relaties kan generiek of specifiek worden toegepast.

Voor het vastleggen van belangrijke telefonische of mondelinge contacten door medewerkers geldt de volgende argumentatie:
Bij een follow-up kan door andere worden nagegaan wat in een eerder stadium is besproken en wat is afgesproken. Het geldt natuurlijk niet alleen voor contacten met (potentiële) leden maar ook andere belanghebbenden. Bij bezoeken aan leden heeft men automatisch een agenda voor het gesprek.

Voor automatische identificatie van de vraagsteller is een koppeling met de telefooncentrale mogelijk. Ook kunnen via e-mail of via het webportaal vastgelegde vragen automatisch worden geregistreerd.

Alle contacten zijn op het niveau van de vraagsteller en de organisatie waar de vraagsteller werkzaam is beschikbaar.

Medewerkers kunnen in het kader van relatiebeheer en dossiervorming belangrijke telefonische en mondelinge contacten met leden, medewerkers van leden en andere relaties registreren.  

Servicedesk

Bij gebruik voor een servicedesk of andere vormen van individuele dienstverlening aan leden bijvoorbeeld via het beantwoorden van vragen van of het verstrekken van adviezen, vraagt de afdoening van een contact de nodige aandacht.

Aan het contact kunnen worden een of meerdere vragen worden gekoppeld. Ook kan het bijvoorbeeld noodzakelijk zijn de ‘2e lijn’ in te schakelen. De behandelaar kan automatisch, bijvoorbeeld op basis van het onderwerp, of handmatig worden toegekend. Dit geldt ook voor de termijn van beantwoording. 

De behandelaar wordt expliciet, bijvoorbeeld via een e-mailbericht of impliciet, via een eigen overzicht vragen op het webportaal geïnformeerd.

Als de behandelaar het antwoord vast heeft gelegd en de vraag afmeldt, wordt de vraagsteller via een e-mailbericht automatisch geïnformeerd. Een keten van actie en reacties kan worden opgebouwd. Desgewenst kan ook de door de behandelaar bestede tijd worden vastgelegd.

Vraagbaak

Bij het afdoen van contacten die antwoord vergen is het handig te kunnen beschikken over een vraagbaak waarin antwoorden op veel gestelde vragen zijn opgenomen. De vraagbaak kan op meerdere manieren worden ingezet:

  • De behandelaar kan bij de afdoening gebruik maken van de vraagbaak. 
  • Een potentiële vraagsteller kan worden geprikkeld eerst de vraagbaak te raadplegen. Dit kunnen andere vragen/antwoorden zijn dan de vragen die voor de behandelaar beschikbaar zijn.
  • De behandelaar kan interessante vragen die gesteld worden toevoegen aan de vraagbaak.

Er kunnen meerdere vraagbaken onderscheiden worden en per vraag/antwoord kan worden aangegeven wanneer een herziening aan de orde is en of deze daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Daarnaast is het mogelijk vraag en antwoord op vragen vast te leggen. Hierdoor ontstaat een vraagbaak die door alle medewerkers kan worden gebruikt waardoor eerdere gegeven antwoorden op vragen nagezocht en opnieuw gegeven kunnen worden.

Ook is het mogelijk deze vraagbaak als FAQ op externe omgevingen te plaatsen.

Factureren servicedesk

Automatisch kan, bijvoorbeeld aan de hand van het onderwerp, worden bepaald welke vragen wel en welke vragen wel of niet voor facturering in aanmerking komen.

  • Als grondslag voor de facturering kan worden gehanteerd:
    een vast bedrag, eventueel in een staffel vastgelegd;
  • de werkelijk bestede tijd vermenigvuldigd met een uniform tarief;
  • de gecorrigeerde tijdsbesteding.

Koppelen financieel servicedesk

In WindexCC kan, aangezien het verwerken van betalingen en het vervaardigen van betalingsherinneringen mogelijk is, de incasso van facturen van de servicedesk worden uitgevoerd.

Het ligt echter meer voor de hand gebruik te maken van de debiteurenadministratie van derden. Bij voorkeur vindt de koppeling met de financiële administratie van derden automatisch, dynamisch en op basis van tweerichtingsverkeer plaats.

Facturen en betalingen worden continu en zonder tussenkomst van de gebruiker respectievelijk aan de financiële administratie en WindexCC aangeboden en ook direct verwerkt.

Er zijn koppelingen beschikbaar voor software van diverse leveranciers.