Skip Navigation LinksBlog

​​​​Blog​
29 april 2021

Nieuwe software voor verenigingen – Stap 1

​Het is alweer een maand geleden dat het bericht naar buiten kwam dat de KVLO, Koninklijke Vereniging voor Lichamelijke Opvoeding, kiest voor Windex. De KVLO is dé vakvereniging voor docenten en leerkrachten lichamelijke opvoeding en is de grootste lerarenvereniging van Nederland. Een vereniging met meer dan 11.000 leden. De vereniging had de wens om zowel efficiënter als effectiever te communiceren met leden middels een nieuwe website, een nieuw CRM-systeem en een vernieuwde ledenadministratie-software. Na een uitgebreid selectietraject is gekozen voor Windex. Maar hoe nu verder? De komende maanden nemen we jullie mee in het implementatie traject van de KVLO. Welke vraagstukken komen er voorbij en hoe gaat Windex met deze vraagstukken om? Je leest het in onze (toekomstige) blogs!


Het implementatietraject


Kennisdilemma​
Als je als vereniging al jaren lang op een bepaalde manier te werk gaat, is de overstap naar een nieuwe geïntegreerde oplossing een grote stap. De KVLO weet natuurlijk precies hoe hun eigen processen verlopen, maar is nog onbekend met de mogelijkheden van Windex. Daarnaast weet Windex zelf natuurlijk precies hoe WindexCC werkt en hoe dit wordt toegepast bij verenigingen, maar Windex weet (nog) niet hoe de processen binnen KVLO verlopen. De hoogste tijd om hier verandering in te brengen.

 Tip 1: De standaardprocessen in de software zijn leidend

Pas de software niet aan de vereniging aan, maar probeer zoveel mogelijk de processen te volgen zoals de software werkt. WindexCC is een specifieke software oplossing voor verenigingen, ontwikkeld in samenspraak met verenigingen. Vertrouw erop dat processen die bij vergelijkbare verenigingen in de praktijk goed werken ook voor jouw vereniging goed kunnen werken. Zo kan je als vereniging meebewegen en meegroeien met andere verenigingen, in plaats van alles zelf bedenken, ontwikkelen en betalen voor maatwerk.

 Tip 2: Zie de implementatie niet als een marathon maar als kleine sprints

Windex bouwt elk implementatietraject op uit sprints van twee weken. Iedere sprint bestaat uit een vast aantal beschikbare dagen. Meestal gaat het om 6 dagen in totaal, dus 3 dagen per week. Iedere sprint bestaat uit:

  • Definition Of Done: Een bondige maar duidelijke definitie van wat er exact opgeleverd wordt in de sprint, ook wel een functioneel blokje genoemd. Een functioneel blokje is een werkbaar en testbaar stukje functionaliteit dat door een eindgebruiker gebruikt kan worden. Opgeleverd betekent gebouwd, getest én akkoord bevonden aan het einde van de twee weken.

  • Sprintplanning: Een startbijeenkomst van één uur met zowel Windex-medewerkers als verengings-medewerkers waarin gezamenlijk de activiteiten worden benoemd en worden toegewezen om de Definition Of Done te realiseren.

  • Twee stand-up meetings per week: Een korte meeting van één kwartier met het hele team om de status aan te geven en eventuele knelpunten te bespreken.

  • Sprint Review en Retrospective: Aan het einde van de sprint vindt er altijd een Sprint Review en Retrospective plaats. Daarin wordt enerzijds de opgeleverde functionaliteit gedemonstreerd, maar wordt ook het verloop van de sprint uitgebreid besproken. Iedereen kan z​ijn ervaringen indelen in de categorieën “Liked", “Learned", “Lacked" of “Longed for". Zo wordt iedere sprint beter en leren we snel van gemaakte fouten.
Deze manier van werken wordt volledig ondersteund met tools zoals te zien in onderstaande afbeeldingen.


blog-sprintboard.jpg
Afbeelding 1: Sprint Board


blog-burndown.jpg
Afbeelding 2: Burndown Trend

In de volgende blog gaan we in op de samenstelling en inhoud van de sprints. Wil je meer informatie over hoe we dit kunnen implementeren bij jouw vereniging? Neem dan contact​ met ons op!