Skip Navigation LinksProductItem

Windex Bedrijfssoftware  >  ProductItem
  
  
Omschrijving
Tags
  
  
Ondernemingstrefwoorden
  
  
Relatie

​Communicatie met doelgroepen vanuit diverse doelstellingen kan bij belangenorganisaties worden aangemerkt als het primaire proces. De module Relatie verzorgt het beheer en gebruik van algemene-, communicatie-, financiële- en andere gegevens van organisaties en personen en geldt als vertrekpunt bij het gebruik van WindexCC.

Personen kunnen werkzaam zijn bij meerdere organisaties en van een organisatie kunnen meerdere medewerkers bekend zijn. Ook relaties tussen personen of organisaties onderling en samenstelling van besturen en commissies van de belangenorganisatie kunnen worden vastgelegd.

Groepen

Bij verenigingen worden groepen personen samengesteld die tijdelijk of permanent met een bepaalde opdracht worden belast. Een actuele registratie van de samenstelling van deze groepen is belangrijk, ook toekomstige wijzigingen kunnen direct zonder enig risico voor het dagelijks gebruik worden vastgelegd. Verder kan men:

  • (Historische) deelname van personen en de organisaties die deze personen vertegenwoordigen inzichtelijk maken.
  • Functieverandering van deelnemers signaleren.
  • Samenstelling van de besturen en commissies op webportalen in diverse vormen presenteren.
  • De samenstelling van een groep kan ook worden gebruikt voor de autorisatie van specifieke webportalen die alleen toegankelijk zijn voor bepaalde groepen.

Verzendlijsten

Voor de communicatie met relaties wordt gebruik gemaakt van alle mogelijkheden die MS-Office te bieden heeft. Alle relatiegegevens kunnen via sjablonen MS-Word en MS-Outlook in brieven en e-mailberichten worden gebruikt. 

Bij regelmatige communicatie met bepaalde groepen relaties worden de selectiecriteria eenmalig als bijvoorbeeld verzendlijst ‘leden algemeen bestuur’ vastgelegd. Relaties die niet aan de criteria voldoen maar ook de informatie moeten ontvangen kunnen handmatig op een verzendlijst worden gezet.  

Kenmerken en Classificaties

Voor vastleggen van extra informatie die niet binnen de standaard velden valt binnen WindexCC heeft men de mogelijkheid kenmerken of classificaties te definieren. Deze zijn vrij aan te maken en kan zowel intern als extern.

Deze kenmerken kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor profielen en interesses van medewerkers van leden of andere belanghebbenden en maken het tonen en/of het toezenden van informatie efficiënter en effectiever uit te voeren.

Gedacht kan worden aan:

  • Voorkeuren voor periodieke (digitale) verzendingen, bijvoorbeeld ‘nieuwsbrieven’.
  • Onderwerpen waarin men geïnteresseerd is, waarbij in de lijst onderwerpen een structuur kan worden aangebracht zodat bijvoorbeeld bij belangstelling voor ‘Hongarije’ ook op de hoogte wordt gebracht bij informatie die ‘Oost-Europa’.

  • Op basis van onderwerpen die zijn vastgelegd uitnodigingen voor bijeenkomsten versturen.

ProductinformatieCRM-R00
  
Contactregistratie

Het vastleggen van telefonische en/of mondelinge contacten met leden, medewerkers van leden en andere relaties kan generiek of specifiek worden toegepast.

Voor het vastleggen van belangrijke telefonische of mondelinge contacten door medewerkers geldt de volgende argumentatie:
Bij een follow-up kan door andere worden nagegaan wat in een eerder stadium is besproken en wat is afgesproken. Het geldt natuurlijk niet alleen voor contacten met (potentiële) leden maar ook andere belanghebbenden. Bij bezoeken aan leden heeft men automatisch een agenda voor het gesprek.

Voor automatische identificatie van de vraagsteller is een koppeling met de telefooncentrale mogelijk. Ook kunnen via e-mail of via het webportaal vastgelegde vragen automatisch worden geregistreerd.

Alle contacten zijn op het niveau van de vraagsteller en de organisatie waar de vraagsteller werkzaam is beschikbaar.

Medewerkers kunnen in het kader van relatiebeheer en dossiervorming belangrijke telefonische en mondelinge contacten met leden, medewerkers van leden en andere relaties registreren.  

ProductinformatieCRM-C00
  
Financieel

Er is een volledige integratie met de financiële administratie mogelijk. Binnen WindexCC heeft men de mogelijkheid contributie, bijeenkomsten, winkelproducten, projecten, etc. te factureren. Door uitwisseling van debiteur en crediteur en vorderingen informatie kan deze informatie ingelezen worden in de financiële administratie alwaar de verder afhandeling van de vorderingen plaatsvindt.

ProductinformatieERP-F00
  
Lidmaatschap

Een onbeperkt aantal lidmaatschapstypen voor zowel personen als organisaties kunnen worden vastgelegd.

Een of meerdere lidmaatschappen kunnen desgewenst gecombineerd met andere producten in een z.g. contract worden vastgelegd. Per contract wordt één factuur vervaardigd en is ook sprake van één debiteur.

De debiteur kan een andere relatie zijn dan het lid. Zo kunnen bijvoorbeeld vakgroeplidmaatschappen van diverse werkmaatschappijen desgewenst bij de holding in rekening worden gebracht.

Van het ledenbestand kunnen zowel stroom- als standsstatistieken worden vervaardigd. Deze kunnen geëxporteerd worden naar Excel, gebruikt worden in BI tools of in rapporten worden opgenomen.

De contributie die in rekening worden gebracht is in veel gevallen afhankelijk van gegevens die door het (potentiële) lid (jaarlijks) worden verstrekt. Bij personen kan men denken aan salarissen en partnergegevens en bij organisaties aan omzet, loonsom en/of aantal medewerkers. Voor het jaarlijks vastleggen van een of meerdere contributieparameters is een programmafunctie beschikbaar waarbij afwijkingen t.o.v. opgaven van voorafgaande jaren worden bewaakt. Over de voortgang en de resultaten van de vastlegging kan worden gerapporteerd. Indien leden niet tijdig gegevens vastleggen kan in de berekening gebruik worden gemaakt van forfaitaire grondslagen, die afgeleid zijn van gegevens van voorafgaande jaren.

Diverse soorten contributiestaffels kunnen worden vastgelegd:

  • Een collectief vast bedrag.
  • Individuele contributies op basis van contributieklassen waarbij aan de hand van de berekende grondslag(en) vaste bedragen, percentages of promillages worden gehanteerd en waarbij ook rekening wordt gehouden met vaste bedragen en een minimale en/of maximale contributie.
  • Individuele contributies op basis van contributieschijven vergelijkbaar met schijven van de belastingdienst waarbij aan de hand van de berekende grondslagen percentages of promillages worden gehanteerd en waarbij ook rekening wordt gehouden met vaste bedragen en een minimale en/of maximale contributie.

Er kan ook sprake zijn van getrapte contributietabellen waarbij de grondslag voor berekening niet rechtstreeks maar via hulptabellen wordt bepaald. In de regel zal de contributie aan de hand van de vastgelegde tabellen worden berekend maar ook afwijkende bedragen per lid kunnen, eventueel meerjarig, worden vastgelegd en automatisch in rekening worden gebracht. Bij nieuwe leden kunnen desgewenst ook eenmalige, bijvoorbeeld administratiekosten, in rekening worden gebracht.

ProductinformatieERP-L00
  
Abonnement

Abonnementen op tijdschriften of andere publicaties die met een bepaalde frequentie door verenigingen gratis en/of tegen een vergoeding worden uitgegeven voor leden en andere belangstellenden worden vastgelegd via de module Abonnement.

Als eerste (eenmalige) stap wordt een publicatie gedefinieerd. Naast de gebruikelijke gegevens kunnen ook een of meerdere tariefgroepen wordt toegekend. Bij tariefgroepen kan men bijvoorbeeld denken aan ‘leden’, ‘niet-leden’ en ‘boekhandels’.

Aan iedere tariefgroep wordt tenminste een keer per jaar een (verhoogde) verkoopprijs gekoppeld. Indien aan de orde kan ook een prijsstaffel op basis van het aantal abonnementen worden vastgelegd.

Een abonnement wordt, aangezien kan worden volstaan met de ingangsdatum, in principe voor onbepaalde tijd afgesloten. In de regel wordt bijfacturering het resterende deel van het kalenderjaar in rekening gebracht.

Een onderscheid kan worden gemaakt tussen de persoon of organisatie die de publicatie ontvangt, de verzendabonnee, en de persoon of organisaties die de factuur krijgt, de factuurabonnee.

Ook kan een bestel- of inkoopnummer, meestal nodig bij boekhandels en grote organisaties worden vastgelegd.

Abonnementen kunnen met andere producten op één contract worden vastgelegd. Indien door het lidmaatschap men recht heeft op een gratis abonnement op een tijdschrift wordt geadviseerd het lidmaatschap en het abonnement hetzelfde contract te gebruiken. Met de beëindiging van het lidmaatschap wordt dan het abonnement automatisch beëindigd.
Bij grotere aantallen (betaalde) abonnementen per organisatie en diverse verzendabonnees, is het handig voor iedere publicatie een apart contract te hanteren. Voor het secretariaat maar ook de relatie is in een oogopslag per factuurabonnee te zien hoeveel abonnementen aanwezig zijn en welke abonnees het betreft.

Meestal verzorgt derde, de uitgever of drukker de distributie van het tijdschrift. De verzendadressen van de actuele abonnementen kunnen in de vorm van etiketten of een adresbestand in MS-Excel ter beschikking worden gesteld. Indien aan de orde kan de uitvoer ook per verzendadres met vermelding van het aantal exemplaren worden vervaardigd.

ProductinformatieERP-A00
  
Bijeenkomst

De module Bijeenkomst kan worden gebruikt voor de organisatie van zeer uiteenlopende typen bijeenkomsten. Men kan van een eendaagse bijeenkomsten tot meerdaagse bijeenkomsten met workshops of themabijeenkomsten met meerdere deelbijeenkomsten waarbij eenzelfde bijeenkomst op meerdere locaties en/of tijdstippen gegeven kan worden.

Voor de definitie van bijeenkomsten kan men eenvoudig alle gegevens vastleggen. Per bijeenkomst heeft men de mogelijkheid bijeenkomst specifieke informatie toe te voegen aan de bijeenkomst.

De potentiële deelnemers van een bijeenkomst kunnen collectief via e-mail worden uitgenodigd waarbij als optie een link kan worden meegestuurd voor zelf aan- of afmelden.
Daarnaast heeft men de optie om zich anoniem voor een bijeenkomst  aan te melden al dan niet als lid van een vereniging.

Inschrijvingen zijn direct zichtbaar bij de bijeenkomstadministratie. Inschrijven voor bijeenkomsten kan direct via een e-mailuitnodiging of via een website.

Aan de deelnemers, eventueel na verwerking van ‘no show’, kan een eenvoudige enquête over de bijeenkomst worden gestuurd.  

ProductinformatieERP-B00
  
Winkel

In de module Winkel kunnen een grote variëteit aan producten door leden en andere belangstellenden worden besteld. Het kan gaan om producten die bedoeld zijn om de bedrijfsvoering bij de leden te ondersteunen, publicaties over de producten die door de leden van belangenorganisaties worden geleverd of banners of andere reclame-uitingen van leden en derden die op webportalen van de belangenorganisaties worden gepresenteerd. Ook de aard kan zeer divers zijn: producten die fysiek worden geleverd, die kunnen worden gedownload of waarvoor uitsluitend een gebruiksrecht of presentatierecht wordt verleend.

Winkelproducten kunnen gratis ter beschikking worden gesteld of de vergoeding in rekening wordt gebracht ia afhankelijk van de besteller en/of de bestelde hoeveelheid en/of de duur van het gebruik.

De besteller kan bij het vastleggen van de bestelling de catalogus met alle winkelproducten raadplegen. Het secretariaat legt aan de hand van het ontvangen bestelformulier de bestelling in WindexCC vast. Op basis van de kenmerken van de besteller en het bestelde aantal worden de prijscondities automatisch bepaald.

Voor situaties waar deze overwegingen niet gelden kan voor een deel van de winkelproducten de optie ‘online winkel’ worden toegepast.

Dagelijks worden automatisch de leverbonnen vervaardigd en vindt. Indien de winkelproducten niet aanwezig zijn kan eventueel aanwezige conceptfactuur worden gecorrigeerd.

ProductinformatieERP-W00
  
Kwaliteitsregister

De organisatie of beroepsbeoefenaar die zich kwalitatief of commercieel in de markt wil onderscheiden van concurrenten kan besluiten tot het aansluiten bij een keurmerk of het inschrijven in een kwaliteitsregister. Leden maar ook niet-leden kunnen een aanvraag tot aansluiting of inschrijving indienen. De administratie is ondergebracht bij de belangenorganisatie of een hiervoor opgerichte stichting.

Aangezien de te hanteren criteria en termijnen per kwaliteitsregister en/of beroep verschillen is gekozen voor maximale flexibiliteit bij de inrichting van registers en registerinschrijvingen. Diverse typen registers kunnen worden gedefinieerd, zoals registers, aantekenregisters, keurmerken en accreditaties.

Ook kunnen relaties tussen registers onderling en registers en lidmaatschappen worden aangebracht om bijvoorbeeld vast te leggen dat de inschrijving in bepaalde registers een voorwaarde of een belemmering is voor inschrijving in een ander register.

Gegevens van een persoon of organisatie van belang voor (de beoordeling van) de aanvraag tot inschrijving kunnen collectief of per register worden gedefinieerd. Gedacht kan worden aan: vooropleiding, datum diploma en gewaarmerkt kopie van het diploma.

Personen en organisaties worden in de regel voor een bepaalde periode ingeschreven waarbij de mogelijkheid tot verlenging van de inschrijving periodiek wordt beoordeeld. (herregistratie)
De te hanteren termijn en te stellen eisen kunnen per register worden vastgelegd De periodieke controle kan collectief op een bepaalde datum (eerste termijn inschrijving variabel) of individueel (x jaar na inschrijving worden uitgevoerd.

Administratief gezien worden drie werkprocessen onderscheiden:

  • behandelen aanvraag tot inschrijving in een kwaliteitsregister;
  • uitvoeren periodieke beoordeling;
  • behandelen aanvraag tot verlenen van uitstel van de periodieke beoordeling.

Om de administratieve werklast te beperken is bij het behandelen van aanvragen gekozen voor maximale zelfservice voor de aanvrager.

De processen zijn in hoge mate geautomatiseerd waarbij handmatig ingrijpen altijd mogelijk is.

ProductinformatieERP-K00
  
Bedrijfsvoering

Binnen de module Bedrijfsvoering kan men een volledige projectadministratie voeren. Een project is opgebouwd uit fasen en activiteiten en kan meerdere jaren duren. Per activiteit wordt de geplande begin- en einddatum vastgelegd en de werkelijke begin- en einddatum automatisch bepaald. De geplande en werkelijke begin- en einddata op project- en faseniveau worden automatisch bepaald. Andere belangrijke gegevens die kunnen worden vastgelegd zijn:

  • Opdrachtgever(s)
    Meerdere opdrachtgevers in verschillende rollen (co-financier, subsidiegever) zijn mogelijk.
  • Facturering
    Is sprake van facturering, op basis van voor- of nacalculatie en gebeurt het in termijnen?
  • Medewerkers, rollen en tarieven
    Het koppelen van medewerkers die een ondersteunende of een uitvoerende rol vervullen bij het project en bij uitvoerders eventueel meerdere rollen en/of tarieven.
  • Kosten en/of opbrengstrubrieken
    Via kostenrubrieken kan de bestede tijd x tarief worden gespecificeerd en kunnen andere interne en externe kosten worden ingedeeld. Opbrengstrubrieken worden natuurlijk gevoed vanuit de facturering maar ook de tijdsbesteding indien sprake is van nacalculatie.

Andere interne projectkosten zoals doorberekening van vergaderfaciliteiten, catering en projectonder-steuning kunnen op projectniveau worden vastgelegd. Een rubricering kan hierbij worden aangebracht.

De verwachte opbrengsten kunnen per rubriek en/of opdrachtgever worden vastgelegd. Indien het project op basis van nacalculatie wordt uitgevoerd, worden de verwachte opbrengsten gelijk aan de kosten van de verwachte tijdsbesteding.

De medewerker kan gekoppelde projectactiviteiten zijn aan het digitaal formulier toevoegen of verwijderen en de bestede tijd vastleggen. De voortgang van projecten kan op meerdere manieren inzichtelijk worden gemaakt:

  • De werkelijke tijdsbesteding wordt op activiteit-, fase- en projectniveau met de verwachtingen vergeleken. 
  • Activiteiten kunnen gereed worden gemeld en indien dit laatste activiteit van een fase en/of project betreft, geldt dit automatisch ook voor de betreffende fase of project.
  • Inzichtelijk kan worden gemaakt welke fasen en activiteiten wel of niet zijn afgerond.
  • De begrote kosten en/of opbrengsten kunnen worden vergeleken met de werkelijke kosten en/of opbrengsten. Desgewenst kan het percentage gereed als extra parameter in deze vergelijking fungeren.

De projectvoortgang kan via diverse reportingtools inzichtelijk worden gemaakt.

Voor ieder project wordt een intern en een extern projectdossier ingericht . Alle projectdocumenten kunnen via standaardfuncties van SharePoint en/of de ‘add-in’ van Windex aan het projectdossier worden toegevoegd. Het intern projectdossier is toegankelijk voor alle uitvoerende en ondersteunende projectmedewerkers. Het extern projectdossier is toegankelijk voor alle groepen van medewerkers en derden die aan het project zijn gekoppeld.

Alle projectgegevens kunnen op basis van views die dynamisch gekoppeld zijn ook in de vorm als draaitabellen in MS-Excel ter beschikking worden gesteld. Managementinformatie heeft op de eerste plaats betrekking op informatie over alle (lopende) projecten en de vergelijking van de resultaten op jaarbasis, maar kan natuurlijk ook worden gebruikt voor op de behoeften van de projectleider of projectteam afgestemde projectinformatie.  

ProductinformatieERP-P01
  
Document

De mogelijkheden van SharePoint op het terrein van ‘Documentmanagement’ hebben als vertrekpunt gefungeerd voor het ontwikkelen van het functiedomein Document. In SharePoint is het verlenen van toegangsrechten op zowel dossier- als documentniveau mogelijk. Ook zijn uitgebreide faciliteiten voor versiebeheer aanwezig.
Windex heeft op een aantal terreinen functionaliteit die voor belangenorganisaties noodzakelijk worden geacht, aan SharePoint toegevoegd. Een onderscheid kan worden gemaakt in:

  • dossiervorming;
  • opname van documenten in dossiers;
  • raadplegen van documenten.

Voor iedere administratie die in WindexCC wordt ingericht wordt automatisch een (dynamisch) archief ingericht. Binnen een archief is tenminste sprake van onderwerp- en relatiedossiers.
Relatiedossiers zijn zoals de naam al zegt gekoppeld aan (groepen) personen of organisaties. Voor iedere relatie in WindexCC kan automatisch een relatiedossier aan worden gemaakt. Het is mogelijk, maar het wordt afgeraden, meerdere dossiers voor een relatie te definiëren.

Onderwerpsdossiers worden gebruikt om documenten met betrekking tot een bepaald beleidsonderwerp of aspecten van bedrijfsvoering te kunnen ordenen.

Het is de bedoeling een deel van de dossiers ook voor externe doelgroepen zoals leden open te stellen. Voor onderwerpsdossiers wordt geadviseerd voor zowel intern als extern gebruik één dossier te hanteren.

Als aanvulling op de standaardmogelijkheden van SharePoint om vanuit een dossier of de mappenstructuur een document op te slaan heeft Windex heeft twee extra opties toegevoegd die zijn opgenomen in de add-in die in het kader van WindexCC door Windex voor MS-Office is ontwikkeld.
Bij het vervaardigen van brieven of het versturen van e-mailberichten aan een of meerdere personen en organisaties kan het document automatisch worden vastgelegd in de betreffende relatiedossiers. Bij verzending aan meerdere personen en organisaties kan een keuze worden gemaakt uit de volgende opties:

  • het document wordt in alle relatiedossiers opgenomen;
  • het document wordt in een onderwerpsdossier opgenomen en er wordt bij alle relaties een contact aangemaakt dat verwijst naar dit document;
  • er wordt alleen vastgelegd dat verzending naar betreffende relaties heeft plaatsgevonden, het document zelf wordt niet ogenomen.

De gebruiker kan vanuit ‘Postvak IN’ in MS-Outlook ontvangen e-mailberichten, inclusief bijlagen, in een of meerdere relatiedossiers opnemen. Doelbewust is niet gekozen voor automatische verwerking van alle ontvangen e-mailberichten.
Indien de voorkeur uitgaat naar het separaat opnemen van de documenten uit de bijlage kan bijvoorbeeld via het openen van het document in MS-Office opname in een relatie en/of onderwerpsdossiers plaatsvinden.

Voor het raadplegen van documenten worden onderwerpsdossiers anders ingericht dan de andere dossiertypen. Dossiers en bijbehorende documenten worden selectief op webportalen voor zowel interne als externe doelgroepen getoond.
Bij de inrichting van het webportaal wordt de selectie van dossiers vastgelegd. Een document is altijd van een bepaald type en voor ieder type kunnen een of meerdere documentparameters worden gedefinieerd. De belangrijke zoekcriteria zijn: het dossier, het nummer of andere parameters van het document en de inhoud van het document.
Ook kan bij het raadplegen rekening worden gehouden met versiebeheer: alle, alleen de laatste of alleen de laatste ‘majeure’-versie wordt in het zoekresultaat getoond.
Bij het raadplegen van documenten uit andere documenttypen vindt in de regel eerst een selectie van de betreffende relatie, groep of project, waarop het dossier betrekking heeft, plaats. Van het geselecteerd item worden direct de bijbehorende documenten getoond.

ProductinformatieDMS-C00
  
Content Management

De mogelijkheden van SharePoint op het terrein van ‘Content Management’ en het ontwikkelen van websites hebben als vertrekpunt gefungeerd voor het ontwikkelen van de module Content Management. In SharePoint is het verlenen van toegangsrechten, het aanmaken van diverse databronnen (bijvoorbeeld lijsten, document- en afbeeldingsbibliotheken), op zowel publieke als besloten websites mogelijk.
Windex heeft op een aantal terreinen functionaliteit die voor belangenorganisaties noodzakelijk worden geacht, aan SharePoint toegevoegd waardoor de integratie met de backoffice van WCC mogelijk is. Hierdoor wordt onder meer de ontwikkeling van websites en besloten communities mogelijk en kan men tot een totaal geïntegreerde oplossing komen waarin back- en frontoffice naadloos in elkaar overlopen.

Door het gebruik van deze gecombineerde functionaliteit ontstaat er een grote mate van flexibiliteit en kan nieuws, publicaties, bijeenkomstenagenda, groepssamenstellingen, nieuwe leden, ledenlijsten, communities, discussiefora, foto galerijen, etc. in iedere gewenste vorm worden gecreëerd. Daarnaast wordt een substantieel deel van de content in de backoffice bijgehouden.

ProductinformatieCMS-C00
  
Relatie

Naadloze integratie met MS Excel, MS Word en MS Outlook voor document opslag, verzending en import data vanuit WindexCC.

Alle relatiegegevens kunnen voor het vervaardigen van brieven of e-mailberichten en gegevensuitwisseling naar MS-Word, MS-Excel en MS-Outlook worden geëxporteerd.

Ook inkomende mails kunnen direct worden opgeslagen in relatie-, onderwerp- of vergader-dossiers. Indien het e-mailadres bekend is in WindexCC wordt het persoons-, medewerker- of organisatie-relatiedossier direct aan de gebruiker aangeboden.

E-mails kunnen in zijn volledigheid worden opgeslagen, alleen de bijgevoegde bijlagen of alleen het bericht excl. Bijlagen.

ProductinformatieCRM-R01
  
Relatie

Voor integratie met het financiële systeem is er een standaard koppeling. Indien de incasso van debiteuren via de financiële administratie van derden wordt uitgevoerd worden de relatiegegevens ook gebruikt als stamgegevens debiteuren en eventueel  ook als stamgegevens crediteuren. 

Bij voorkeur vindt de koppeling automatisch en dynamisch plaats. Nieuwe en gewijzigde gegevens van debiteuren en/of crediteuren worden continu en zonder tussenkomst van de gebruiker in de financiële administratie verwerkt. 

Om ervoor te zorgen dat alleen relaties die debiteur zijn in de financiële administratie worden opgenomen, is ‘debiteur’ een van standaard kenmerken van een relatie. Bij het vervaardigen van een factuur voor een relatie, wordt deze status, indien dit nog niet het geval is, automatisch toegekend. 

Er zijn koppelingen beschikbaar voor de software van diverse leveranciers.  Genoemd kunnen o.a. worden: Exact, Microsoft Dynamics NAV en AX,  AccountView en Multivers van Unit4.

ProductinformatieCRM-R02
  
Relatie

Gezien Outlook standaard een verzendlimiet kent, is het mogelijk verzendingen van grote aantallen via de Exchangeserver te verzenden. Hierdoor is het mogelijk verzendingen (Nieuwsbrieven, Uitnodigingen, etc.) gepersonaliseerd te verzenden en worden de items op de server één voor één verzonden.

Verzendingen worden vervolgens op e achtergrond verzonden zodat de gebruiker geen last heeft van dergelijke verzendingen.

ProductinformatieCRM-R03
  
Relatie

WindexCC kan in de standaarduitvoering ook worden gebruikt voor meerdere administraties c.q. rechtspersonen. (verenigingen)

Voor met name voor secretariaatsbureaus is de optie ‘Multi-administratie’ beschikbaar. Bij Multi-administratie worden het label ‘administratie’ niet alleen voor de financiële administratie gebruikt maar ook in WindexCC voor de verenigingsadministratie.

De multie-administratie modus kan op twee manieren worden gebruikt, te weten:

  • Multiple, iedere relatie wordt in een 'koepel administratie' aangemaakt en kan vervolgens dooe een of meerdere administraties worden gebruikt.
  • Single, iedere relatie wordt alleen ten behoeve van de geselecteerde administratie aangemaakt.
ProductinformatieCRM-R04
  
Relatie

Men kan bij organisaties en personen adressen van sociale media opslaan waardoor men op de relatiekaart de laatste activiteiten op de Sociale Media kan volgen.

Daarnaast kan men desgewenst via vastgelegde social media adressen inloggen op externe portalen. 

ProductinformatieCRM-R05
  
Relatie

De ontdubbel functionaliteit geeft de gebruiker de mogelijkheid doublures op te sporen en de doublures om te vormen tot één relatie. Criteria kunnen voor de hoofd-entiteiten Organisatie en Personen worden opgegeven. 

Men kan een score toekennen aan een aantal vaste velden en aan kenmerken. Tevens geeft men per object een score aan welke aangeeft wanneer een item in de doublurelijst opgenomen moet worden. 

Door middel van een procedure worden de eventueel dubbele records bepaald op basis van aangegeven criteria. Deze records worden getoond in het webpart ‘Signaleer Dubbelen’. Hier heeft men de mogelijkheid de records te bekijken en eventueel te ontdubbelen. 

ProductinformatieCRM-R06
  
Relatie

WCC heeft een directe koppeling met Datumprikker waardoor e-mailadressen niet meer overgetypt hoeven te worden. Men kan iedere selectie koppelen met Datumprikker en snel een vergadering plannen.

 DatumPrikker.JPG

ProductinformatieCRM-R07
  
Relatie

WindexCC heeft de mogelijkheid iedere mutatie gedaan in WCC te loggen. Hiermee heeft men controle over wat en door wie records gewijzigd en/of verwijderd worden.

Op recordniveau heeft men een optie om de logging te bekijken. De logitems zijn per periode op te vragen. 

ProductinformatieCRM-R08
  
Contactregistratie

Bij gebruik voor een servicedesk of andere vormen van individuele dienstverlening aan leden bijvoorbeeld via het beantwoorden van vragen van of het verstrekken van adviezen, vraagt de afdoening van een contact de nodige aandacht.

Aan het contact kunnen worden een of meerdere vragen worden gekoppeld. Ook kan het bijvoorbeeld noodzakelijk zijn de ‘2e lijn’ in te schakelen. De behandelaar kan automatisch, bijvoorbeeld op basis van het onderwerp, of handmatig worden toegekend. Dit geldt ook voor de termijn van beantwoording. 

De behandelaar wordt expliciet, bijvoorbeeld via een e-mailbericht of impliciet, via een eigen overzicht vragen op het webportaal geïnformeerd.

Als de behandelaar het antwoord vast heeft gelegd en de vraag afmeldt, wordt de vraagsteller via een e-mailbericht automatisch geïnformeerd. Een keten van actie en reacties kan worden opgebouwd. Desgewenst kan ook de door de behandelaar bestede tijd worden vastgelegd.

ProductinformatieCRM-C01
  
Contactregistratie

Bij het afdoen van contacten die antwoord vergen is het handig te kunnen beschikken over een vraagbaak waarin antwoorden op veel gestelde vragen zijn opgenomen. De vraagbaak kan op meerdere manieren worden ingezet:

  • De behandelaar kan bij de afdoening gebruik maken van de vraagbaak. 
  • Een potentiële vraagsteller kan worden geprikkeld eerst de vraagbaak te raadplegen. Dit kunnen andere vragen/antwoorden zijn dan de vragen die voor de behandelaar beschikbaar zijn.
  • De behandelaar kan interessante vragen die gesteld worden toevoegen aan de vraagbaak.

Er kunnen meerdere vraagbaken onderscheiden worden en per vraag/antwoord kan worden aangegeven wanneer een herziening aan de orde is en of deze daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Daarnaast is het mogelijk vraag en antwoord op vragen vast te leggen. Hierdoor ontstaat een vraagbaak die door alle medewerkers kan worden gebruikt waardoor eerdere gegeven antwoorden op vragen nagezocht en opnieuw gegeven kunnen worden.

Ook is het mogelijk deze vraagbaak als FAQ op externe omgevingen te plaatsen.

ProductinformatieCRM-C02
  
Contactregistratie

Automatisch kan, bijvoorbeeld aan de hand van het onderwerp, worden bepaald welke vragen wel en welke vragen wel of niet voor facturering in aanmerking komen.

  • Als grondslag voor de facturering kan worden gehanteerd:
    een vast bedrag, eventueel in een staffel vastgelegd;
  • de werkelijk bestede tijd vermenigvuldigd met een uniform tarief;
  • de gecorrigeerde tijdsbesteding.
ProductinformatieCRM-C03
  
Contactregistratie

In WindexCC kan, aangezien het verwerken van betalingen en het vervaardigen van betalingsherinneringen mogelijk is, de incasso van facturen van de servicedesk worden uitgevoerd.

Het ligt echter meer voor de hand gebruik te maken van de debiteurenadministratie van derden. Bij voorkeur vindt de koppeling met de financiële administratie van derden automatisch, dynamisch en op basis van tweerichtingsverkeer plaats.

Facturen en betalingen worden continu en zonder tussenkomst van de gebruiker respectievelijk aan de financiële administratie en WindexCC aangeboden en ook direct verwerkt.

Er zijn koppelingen beschikbaar voor software van diverse leveranciers. 

ProductinformatieCRM-C04
  
Financieel

Er is een volledige integratie met de financiële administratie mogelijk. Dus ook het inlezen van betalingen. Op basis van factuurnummer, betalingskenmerk of een ander uniek criterium kunnen betalingen teruggelezen worden in WCC. Hiermee kan niet alleen de status van een factuur worden achterhaald maar kan eveneens in management rapportage de betaalstatus, -gedrag over de diverse onderdelen inzichtelijk worden gemaakt.

ProductinformatieERP-F01
  
Financieel

Binnen WCC is het mogelijk facturen digitaal aan te maken en digitaal te versturen. Bij het gebruik van deze functionaliteit wordt bij het aanmaken van de facturen een PDF gecreëerd welke automatisch in het relatiedossier wordt geplaatst.

Bij de factuurinformatie wordt de link naar de PDF opgenomen zodat men ten alle tijden de factuur kan raadplegen en eventueel opnieuw kan verzenden.

Door op het contract van de organisatie of persoon een factuur e-mailadres vast te leggen wordt het mogelijk de factuur te verzenden. Zo is het mogelijk om per contract een apart factuur e-mailadres op te nemen. Hierdoor kan men voor een bijeenkomstfactuur een ander e-mailadres opnemen dan bij een lidmaatschapsfactuur.

Tevens wordt er rekening gehouden met organisaties of personen die geen e-mailadres hebben. Hiervoor blijft het mogelijk de facturen per post te verzenden.

Het verzenden van de facturen geschiedt via de WCC AddIn. Hiervoor kan men van te voren opgemaakte mails gebruiken waardoor de factuur eventueel gepersonaliseerd verzonden kan worden.

ProductinformatieERP-F02
  
Lidmaatschap

De contributieberekening en de factuurlay-out worden altijd als maatwerk ontwikkeld. Iedere vereniging heeft zijn eigen contributieregeling en veralgemeniseren en onderbrengen in één programmafunctie maakt het onderhoud onnodig complex en verhoogt de kans op fouten.

De contributieberekening kan automatisch gestart worden en selecteert de leden die voor het betreffende jaar voor facturering in aanmerking komen. De facturering kan zijn opgebouwd uit een of meerdere voorschotberekeningen en tenslotte de definitieve facturering.

Afhankelijk van de complexiteit van de berekening worden eerst conceptfacturen vervaardigd die na controle definitief worden gemaakt of kunnen direct definitieve facturen worden vervaardigd. Ook wordt In de berekening indien van toepassing de opgave van het lid omgezet in een of meerdere grondslagen c.q. invoerparameters voor de berekening, die ook op de factuur worden vermeld. Of BTW wordt berekend is afhankelijk van het BTW-plichtig zijn van de vereniging en een eventueel BTW-nummer dat bij het lid is vermeld. Zeer eenvoudig kan (een deel van de) een lidmaatschapsfactuur worden gecrediteerd.

Binnen WCC worden de facturen voor onder andere de lidmaatschapscontributie gegenereerd. Deze worden eerst in concept aangemaakt alwaar de facturen gecontroleerd kunnen worden. Na controle worden deze definitief gemaakt en verstuurd of per e-mail verzonden.

ProductinformatieERP-L01
  
Abonnement

Binnen WCC worden de facturen voor onder andere de abonnementsgelden gegenereerd. Deze worden eerst in concept aangemaakt alwaar de facturen gecontroleerd kunnen worden. Na controle worden deze definitief gemaakt en verstuurd of per e-mail verzonden.

ProductinformatieERP-A01
  
Bijeenkomst

De WCC AddIn bevat specifieke bijeenkomstfunctionaliteit voor het verzenden van uitnodigingen, herinneringen, notificaties en enquêtes.

Tevens voor het exporteren van Bijeenkomstinformatie en inschrijvingeninformatie.

ProductinformatieERP-B02
  
Bijeenkomst

De module Bijeenkomsten geeft de mogelijkheid voor genodigden om direct aan te kunnen melden voor een bijenkomst zonder hiervoor in te moeten loggen op een platform. Dit kan zowel bij genodigde, anoniem maar bekend (leden), en anoniem inschrijven.

ProductinformatieERP-B03
  
Bijeenkomst

Binnen WCC worden de facturen voor onder andere de bijeenkomstdeelname gegenereerd. Deze worden eerst in concept aangemaakt alwaar de facturen gecontroleerd kunnen worden. Na controle worden deze definitief gemaakt en verstuurd of per e-mail verzonden.

Men kan per deelnemerstype een tarief definiëren. Tevens heeft men de mogelijkheid om voor ‘early birds’ aangepaste tarieven te hanteren.

Daarnaast kan men per bijeenkomst afwijkende grootboekrekeningen, kostenplaatsen en -soorten hanteren.

ProductinformatieERP-B04
1 - 30Volgende