Windex Software>Product>Aandachtsgebieden
Windex Software > Product > Aandachtsgebieden > Relatie

Beheer relatiegegevens

Dat gegevens van organisaties en personen overzichtelijk kunnen worden beheerd  is vanzelfsprekend. Bij de inrichting moeten nog een aantal keuzes worden gemaakt:
  • Welke fysieke adressen zijn van,bijvoorbeeld ‘postadres’, ‘bezoekadres’ en/of ‘factuuradres’?
  • Welke communicatiegegevens spelen een rol, bijvoorbeeld wordt bij personen één e-mailadres gehanteerd of wordt een onderscheid gemaakt tussen ‘zakelijk’ en ‘prive’
  • Welke vereniging specifieke gegevens van organisaties en personen, bijvoorbeeld ‘stemmenaantal jaarvergadering’ of ‘aantal vergunningen’.

Een persoon kan als natuurlijk persoon en/of werknemer van een of meerdere organisaties worden vastgelegd. Relaties tussen groepen organisaties en groepen personen kunnen worden aangebracht. Het biedt mogelijkheden om concerns in beeld te brengen maar ook inkoopcombinaties of gezinnen.

Indien zinvol, bijvoorbeeld bij een eigen of afwijkend ‘fysiek adres’, ‘telefoonnummer’ of ‘e- mailadres’ kunnen ook afdelingen of andere organisatorische delen van een organisatie onderscheiden worden.

Collega’s als gebruiker toevoegen en verwijderen

Vooral  bij verenigingen waarvan met name grotere organisaties lid zijn, zal het aantal medewerkers van deze leden dat gebruikt maakt van de webportalen, o.a. door digitalisering van de informatievoorziening toenemen. Geadviseerd het toevoegen en verwijderen van deze gebruikers te delegeren aan een contactpersoon van het lid. Het scheelt natuurlijk veel werk op het secretariaat, de actualiteit zal beter zijn, en de verantwoordelijkheid wordt gelegd waar deze ook thuishoort.  Als bijkomend voordeel  kan ook het lid zien, wie allemaal wat mag.
Het beheer van het profiel en de interesses wordt natuurlijk bij voorkeur door de betrokkene zelf uitgevoerd.

Profiel en interesses vastleggen en beheren

Het vastleggen van profielen en interesses van medewerkers van leden of andere belanghebbenden maakt het mogelijk het attenderen op, het tonen en/of het toezenden in papieren en/of digitale vorm van informatie efficiënter en effectiever te laten plaatsvinden. Meerdere alternatieven zijn mogelijk:
  • Het maken van een keuze uit de periodieke (digitale) verzendingen, bijvoorbeeld in de vorm van ‘nieuwsbrieven’ die worden onderscheiden.
  • Het vastleggen van onderwerpen waarin men geïnteresseerd is, waarbij in de lijst een structuur is aangebracht zodat bijvoorbeeld een persoon die belangstelling heeft voor ‘Hongarije’ ook op de hoogte wordt gebracht van eventuele informatie die over ‘Oost-Europa’ verschijnt. 
  • Het combineren van beide methoden op basis van een set onderwerpen specifieke informatie-acties ondernemen.

Inzicht hebben in alle contactmomenten

Tussen belangenorganisatie en leden is sprake van intensief tweerichtingsverkeer:
  • Vragen en verzoeken worden telefonisch, per e-mail of per brief gestuurd en als het goed zit tijdig en naar tevredenheid afgehandeld.
  • Uitnodigingen voor bijeenkomsten worden verstuurd en reactie wordt ontvangen.
  • Op basis van abonnementen en profielen wordt frequent informatie gestuurd.
Een overzichtelijke presentatie van alle contactmomenten is in het kader van een goed relatiebeheer onontbeerlijk.

Profiel en interesses door anderen laten raadplegen

Behalve het collectief gebruik van het profiel en interesses voor bijvoorbeeld het versturen van uitnodigingen en/of informatie zijn natuurlijk ook mogelijkheden voor individueel gebruik door medewerkers van de vereniging of andere belanghebbenden aanwezig. Gekozen is voor beperkte set functionaliteit. Mogelijkheid om te raadplegen en via e-mail direct contact te kunnen leggen, omdat de praktijk tot nu toe heeft geleerd dat fora die door vrijwilligers worden beheerd of een kwijnend bestaan lijden niet verder komen dan de eenmanszaak.

Als stamgegevens debiteuren gebruiken

Het ligt voor de hand de relatiegegevens van zowel personen als organisaties te gebruiken als stamgegevens debiteuren voor de financiële administratie. Afhankelijk van de importmogelijkheden van de financiële administratie, die aanwezig is, kan de import volledig of semi-automatisch dagelijks      
worden uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat alleen relaties die een factuur hebben ontvangen in de financiële administratie worden opgenomen is  ‘debiteur’ als van de standaard kenmerken opgenomen. Bij de facturering wordt een relatie, indien dit nog niet het geval is, van een dit kenmerk voorzien.     

Eigen relatiegegevens, profiel en interesses beheren

Zelfservice bij het beheren van relatiegegevens beperkt de werkzaamheden van het secretariaat en bevordert de actualiteit en dus de kwaliteit van de gegevens. Het automatisch vastleggen van de mutaties met datum van de uitvoering en de naam van de uitvoering stelt de vereniging in staat bij klachten na te gaan, wat en wanneer gebeurt.  Voor gegevens die van groot belang zijn voor de vereniging kan een controleslag worden ingebouwd die bij voorkeur achteraf wordt  uitgevoerd. 
Onder profiel en interesses vallen natuurlijk niet alleen onderwerpen die voor de vereniging van belang zijn maar ook bijvoorbeeld deskundigheden of initiatieven die voor andere leden interessant zijn.

Beheer samenstelling besturen en commissies

Iedere belangenorganisatie kent voor democratische legitimering, beleidsvorming en externe vertegenwoordiging tijdelijk of permanent een aantal personen, veelal leden of medewerkers van aangesloten organisaties die elkaar ontmoeten. Een actuele registratie is  natuurlijk een eerste vereiste voor een adequate communicatie met deze groepen. Indien wordt  dezelfde personen in meerdere groepen voorkomen en met deze groepen wordt gecommuniceerd wordt natuurlijk maar een e-mailbericht verzonden.
Toekomstige wijzigingen in de samenstelling kunnen zonder gevolgen voor de dagelijkse communicatie worden vastgelegd.
Onderdeel van deze registratie is natuurlijk ook:
  • Het inzichtelijk maken van de (historische) vertegenwoordiging van personen en de organisaties die deze personen vertegenwoordigen. 
  • Het bewaken van vacatures in groepen.
  • Het signalering van functieveranderingen.
Op een webportaal kan de samenstelling van de besturen en commissies in diverse vormen worden gepresenteerd.  De actuele samenstelling van een groep wordt ook gebruikt voor de autorisatie van webportalen die alleen toegankelijk zijn voor een of meerdere groepen.
Printen:
Doorsturen:
Delen: