Informatiepakket potentiële leden

Op het openbare webportaal kan een functie worden geïnstalleerd waarmee potentiële leden na het vastleggen van een aantal gegevens automatisch een of meerdere digitale documenten kunnen downloaden. Deze actie wordt met de personalia als contact vastgelegd zodat een follow-up door het secretariaat mogelijk wordt.

Andere lidmaatschappen vastleggen

Bij verenigingen van ondernemingen is veelal sprake van meerdere lidmaatschappen. Bijvoorbeeld voor groepen leden die zich bezig houden met dezelfde bedrijfsactiviteiten of gevestigd zijn in de zelfde provincie of regio. Voor het aanmelden voor deze lidmaatschappen wordt natuurlijk ook gebruik gemaakt van zelfservice. Lidmaatschappen maar ook andere rechten die tijdgebonden zijn, bijvoorbeeld abonnementen, worden vastgelegd in een z.g. overeenkomst. In een overeenkomst kunnen per debiteur meerdere lidmaatschappen en/of abonnementen eventueel ook van meerdere afnemers en eventueel een afwijkend factuuradres worden vastgelegd. Per overeenkomst wordt indien van toepassing één factuur vervaardigd.

Gegevens contributieberekening vastleggen

De contributie die in rekening worden gebracht is in veel gevallen afhankelijk van gegevens die door het (potentiële) lid (jaarlijks) worden verstrekt. Bij personen kan men denken aan salarissen en partnergegevens en bij organisaties aan omzet, loonsom en/of aantal medewerkers. Voor het jaarlijks vastleggen van een of meerdere contributieparameters is een programmafunctie beschikbaar waarbij afwijkingen t.o.v. opgaven van voorafgaande jaren worden bewaakt. De voortgang en de resultaten van de vastlegging kunnen natuurlijk via een adequate signalering worden bewaakt. Indien leden niet tijdig deze gegevens vastleggen kan in de berekening gebruik worden gemaakt van forfaitaire bedragen die afgeleid zijn van gegevens van voorafgaande jaren, die na vastlegging van de gegevens van het betreffende jaar in een volgende factureringsronde gecorrigeerd.

Ledenstatistiek samenstellen

Stemrecht bepalen

Vastleggen en beheren ledengegevens

Het aanmelden van leden vindt bij voorkeur via zelfservice plaats. Het potentiële lid kan via het openbare webportaal de noodzakelijke gegevens van de organisatie en/of persoon vastleggen. De ledengegevens worden direct verwerkt in de database.
Voor toezicht kan gekozen worden uit een (combinatie van) de volgende functies:

Uitsluitend signaleren van nieuwe aanmeldingen.
Mogelijkheid voor het aanvullen en/of corrigeren van de vastgelegde gegevens.
Mogelijkheid voor fiattering van de aanmeldingen voordat verwerking van de gegevens plaatsvindt.

Indien sprak is van een organisatielidmaatschap, worden ook gegevens van de contactpersoon gevraagd. De contactpersoon wordt gebruikt voor de formele communicatie vanuit de vereniging met het lid zoals de uitnodiging van de jaarvergadering. De contactpersoon kan ook gegevens van collega’s vastleggen zoals is aangegeven bij collega’s als gebruiker toevoegen en verwijderen.
Ook voor het beheren van ledengegevens gaat de voorkeur van uit naar zelfservice. Het lid of de contactpersoon van het lid kan wijzigingen in ledengegevens zelf vastleggen. De oorspronkelijke en nieuwe situatie worden voorzien van datum, tijdstip en uitvoerder ook als mutatie vastgelegd en kunnen achteraf als bewijsmateriaal worden gehanteerd.

Contributieberekening en facturering

De contributieberekening is de enige programmafunctie van WindexCC die als maatwerk wordt ontwikkeld. Iedere vereniging heeft een eigen regeling en veralgemeniseren en onderbrengen in één programmafunctie maakt het onderhoud onnodig complex en verhoogt de kans op fouten.
Sprake is van batchprogramma dat zelf alle leden selecteert die voor het betreffende jaar voor facturering in aanmerking komen. De facturering kan zijn opgebouwd uit een of meerdere voorschotberekeningen en tenslotte de definitieve facturering. Naar keuze van de klant kan in eerste stap conceptfacturen worden vervaardigd de na controle definitief worden gemaakt of kunnen direct definitieve facturen worden vervaardigd.
In de berekening worden indien nodig de opgave van het lid omgezet in een of meerdere grondslagen c.q. invoerparameters voor de berekening. Op basis van deze grondslag(en), die op de factuur kunnen worden vermeld, worden de componenten waaruit het contributiebedrag is opgebouwd is berekend. Ook deze componenten kunnen op de factuur worden vermeld.
Of BTW wordt berekend is afhankelijk van het BTW-plichtig zijn van de vereniging en een eventueel BTW-nummer dat bij het lid is vermeld.

Informatie over nieuwe leden

Het verspreiden van informatie over nieuwe leden is zowel voor het secretariaat, bestu(u)r(en) en andere leden interessant. Een programmafunctie ‘tonen leden’ kan op de diverse webportalen zo worden ingericht dat van een bepaald lidmaatschap bijvoorbeeld de laatste 5 of10 leden worden getoond.

Beëindiging lidmaatschap

Het werken met overeenkomsten heeft ook andere voordelen:

Een overeenkomst geeft per debiteur een uitstekend overzicht van alle lopende lidmaatschappen en abonnementen.
Door een einddatum bij een bijeenkomst vast te leggen kunnen in één handeling alle aanwezige lidmaatschappen en worden beëindigd.
Het voorkomt dat bijvoorbeeld gratis abonnementen of andere rechten die op basis van het lidmaatschap zijn verleend ook na de opzegging van het lidmaatschap blijven bestaan.

Het opzeggen van het (hoofd)lidmaatschap is niet als zelfservice beschikbaar, veelal is een schriftelijke opzegging vereist en/of wordt met het lid telefonisch contact opgenomen.

Contributiestaffels vastleggen

Diverse soorten contributiestaffels kunnen worden vastgelegd:

Een collectief vast bedrag.
Individuele contributies op basis van contributieklassen waarbij aan de hand van de berekende grondslag(en) vaste bedragen, percentages of promillages worden gehanteerd en waarbij ook rekening wordt gehouden met vaste bedragen en een minimale en/of maximale contributie.
Individuele contributies op basis van contributieschijven vergelijkbaar met schijven van de belastingdienst waarbij aan de hand van de berekende grondslagen percentages of promillages worden gehanteerd en waarbij ook rekening wordt gehouden met vaste bedragen en een minimale en/of maximale contributie.

Er kan ook sprake zijn van getrapte contributietabellen waarbij de grondslag voor berekening niet rechtstreeks maar via hulptabellen wordt bepaald.
In de regel zal de contributie aan de hand van de vastgelegde tabellen worden berekend maar ook afwijkende bedragen per lid kunnen, eventueel meerjarig, worden vastgelegd en automatisch in rekening worden gebracht. Bij nieuwe leden kunnen desgewenst ook eenmalige, bijvoorbeeld administratiekosten, in rekening worden gebracht.

Printen:

Doorsturen: