Verlofadministratie

De verlofadministratie kan een onderdeel van projectmatig werken of inzicht in tijdsbesteding maar ook zelfstandig worden gebruikt voor alle of groepen medewerkers van de klant. Verlofaanvragen worden door de medewerker vastgelegd, de direct leidinggevende ontvangt een e-mailbericht met een link naar de verlofaanvraag. Na een positieve beoordeling wordt:

Het saldo verlofuren bijgewerkt.
Het verlof in de agenda van de medewerker en eventueel als gebeurtenis in de bedrijfskalender geplaatst.
Indien van toepassing wordt het verlof automatisch in de administratie van de tijdsbesteding opgenomen.

Ook is een procedure voor wijziging van een aanvragen beschikbaar en is ook de historie voor medewerker en leidinggevende raadpleegbaar.

Vastlegging tijdsbesteding

De tijdsbesteding aan (project)activiteiten worden via een door de medewerker in te richten digitaal formulier vastgelegd. Het formulier stelt de medewerker in staat voor een week de bestede tijd per dag vast te leggen. De vastlegging kan in uren en dagen plaatsvinden en betrekking hebben op projecten en activiteiten uit de categorieën ‘algemeen’ en ‘afwezigheid’. Welke activiteiten van o.a. welke projecten worden getoond kan door de medewerker zelf worden bepaald en blijft ook voor volgende weken beschikbaar. De tijdsbesteding in een bepaalde week kan alleen worden vastgelegd indien voorafgaande weken zijn afgerond en afronding van een week is alleen mogelijk indien voldoende uren in de betreffende week zijn vastgelegd. Een automatische signalering naar de betreffende medewerkers en het management over onvolledige en incomplete vastlegging kan worden ingericht. Per medewerker kunnen een aantal parameters worden vastgelegd o.a. of men deelneemt.

Projectdossiers inzien

Voor ieder project wordt tenminste een intern en een extern projectdossier ingericht . Alle voor het project relevante documenten kunnen via standaardfuncties van SharePoint en/of de ‘add-in’ van Windex Software aan dossier worden toegevoegd. Het intern projectdossier is toegankelijk voor alle uitvoerende en ondersteunende projectmedewerkers. Het extern projectdossier is toegankelijk voor alle groepen van medewerkers en derden die aan het project zijn gekoppeld.

Managementinformatie

Alle projectgegevens kunnen op basis van views die dynamisch gekoppeld zijn ook in de vorm als draaitabellen in MS-Excel ter beschikking worden gesteld. Managementinformatie heeft op de eerste plaats betrekking op informatie over alle (lopende) projecten en de vergelijking van de resultaten op jaarbasis, maar kan natuurlijk ook worden gebruikt voor op de behoeften van de projectleider of projectteam afgestemde projectinformatie.

Beheer bedrijfskalender

De bedrijfskalender kan worden gebruikt voor:

Het vastleggen van feest- en andere vrije dagen, ter informatie aan medewerkers maar ook worden deze dagen automatisch opgenomen in het digitale formulier voor het vastleggen van de tijdsbesteding.
Het bevriezen van de vastgelegde tijdsbesteding zodat niemand, ook de beheerder niet, nog gegevens kan wijzigen en consistentie van rapportages ook over jaren heen is gewaarborgd.
Het vastleggen van individuele afwezigheid zoals verlof, klantbezoek en vergelijkbare activiteiten voor collega’s zichtbaar maken.
Overige relevante privégebeurtenissen zoals verjaardagen voor collega’s zichtbaar maken.

Projecten definiëren

Een project is opgebouwd uit fasen en activiteiten en kunnen meerjarig zijn. Op project-, fase- en activiteitniveau is sprake van een geplande begin- en einddatum. De geplande begin- en einddata op project- en faseniveau worden natuurlijk automatisch bepaald. Andere belangrijke categorieën gegevens zijn:

Opdrachtgever(s) - Meerdere opdrachtgevers in verschillende rollen (cofinancier, subsidiegever) zijn mogelijk.
Facturering - Is sprake van facturering, op basis van voor- of nacalculatie en gebeurt het in termijnen?
Medewerkers, rollen en tarieven - Het selecteren van medewerkers die een ondersteunende of een uitvoerende rol vervullen bij het project en bij uitvoerders eventueel meerdere rollen en/of tarieven.
Kosten en/of opbrengstrubrieken - Via kostenrubrieken kan de bestede tijd x tarief nader worden gespecificeerd en kunnen de overige interne en externe kosten worden geregistreerd en ingedeeld. Opbrengstrubrieken zijn natuurlijk relevant voor de specificatie van de facturering maar ook bestede tijd en tarief indien sprake is van nacalculatie.

Voor ieder project wordt een webportaal ingericht.

Voortgang projecten inzichtelijk

Het spreekt natuurlijk vanzelf dat de voortgang van projecten op diverse manieren inzichtelijk kan worden gemaakt:

De tijdsbesteding die is vastgelegd, wordt natuurlijk op activiteit-, fase- en projectniveau gepresenteerd en geconfronteerd met de begroting.
Activiteiten kunnen gereed worden gemeld en indien voor dit alle activiteiten uit een fase en/of project geldt, gebeurt dit ook automatisch voor de betreffende fase of project.
De begrote kosten en/of opbrengsten kunnen worden vergeleken met de werkelijke kosten en/of opbrengsten. Desgewenst kan het percentage gereed als extra parameter voor de vergelijking fungeren.
Voor de projectleider en projectondersteuners zijn hiervoor o.a. overzichten op basis van MS-SQL Reporting Services beschikbaar.

Inzicht in tijdsbesteding

Ook als geen sprake is van projecten, kan inzicht hebben in tijdsbesteding van medewerkers belangrijk zijn. De relevante activiteiten kunnen door de klant worden gedefinieerd en behoren tot de categorie ‘algemeen’ of ‘afwezigheid’. Voor medewerkers of groepen medewerkers kan een eigen set van activiteiten van de categorie ‘algemeen’ worden gedefineerd.

Vastlegging projectbegroting

Op basis van de vastgelegde verwachte tijdsbesteding, rollen en tarieven wordt, eventueel met een klant specifieke verdeling, in een begroting vertaald. Desgewenst kunnen andere interne en externe kosten, ook eventueel voorzien van een klant specifieke indeling en/of per leverancier worden vastgelegd.
De verwachte opbrengsten, indien een bij ‘voorcalculatie’ de met de opdrachtgever overeengekomen bedragen kunnen eventueel per opdrachtgever worden.

Registratie interne projectkosten

Andere interne projectkosten zoals doorberekening van vergaderfaciliteiten, catering en projectondersteuning kunnen op projectniveau worden vastgelegd. Een rubircering kan hierbij worden aangebracht.

Facturatie projecten

Een project kan niet en op basis van voor- of nacalculatie worden gefactureerd. Bij de facturering wordt gebruik gemaakt van een parameters zoals methode van rekening brengen, aantal termijnen frequentie en de gedefinieerde opbrengstrubrieken. Meerdere organisaties kunnen in verschillende hoedanigheden zoals opdrachtgever, subsidiegever of cofinancier per project een rekening ontvangen.

Externe projectkosten

Er zijn twee methoden beschikbaar om externe projectkosten, op basis van facturen van leveranciers, te verwerken in de projectadministratie:
• Via een koppeling kunnen (gegevens van) facturen die in de financiële administratie zijn verwerkt, worden getoond bij het betreffende project en verwerkt in de betreffende projectadministratie.
• De facturen van leveranciers worden gescand waarbij het projectnummer en de kostenrubriek als parameters worden meegegeven en in een vervolgstap worden deze facturen automatisch verwerkt in de projectadministratie.

Capaciteitsplanning medewerkers of derden

Voor de medewerkers of derden die als uitvoerder zijn gekoppeld aan het project kan per activiteit individueel of collectief de verwachte tijdsbesteding worden gepland. De tijdsbesteding kan worden vastgelegd in dagen of in uren. Op project- en medewerkerniveau kan de tijdsbesteding worden getotaliseerd. Op basis van de vermelde begin- en einddatum van de betreffende activiteit kan op week of cumulatie van weken de geplande bezetting per project of over projecten heen worden gepresenteerd.

Printen:

Doorsturen: